آنبوردینگ نیروی دورکار یا همان همسوسازی کارکنان دورکار یکی از چالش‌های مدیریتی است. همیشه نیروی انسانی کارآمدی هستند که به دلایل مختلف مانند بُعد مسافت نمی‌توانند در شرکت یا سازمان حضور داشته باشند یا اصلا شرایط کاری به‌گونه‌ایی است که می‌توان با نیروی دورکار و فریلنسری، اهداف سازمان را پیش برد. این شیوه باعث بهره‌وری بیشتر (Productivity) و کاهش گردش مالی (Asset Turnover) هم می‌شود.
به عنوان مدیر یک مجموعه باید بدانید که نیازهای نیروی دورکار با کارمندانی که در شرکت حضور (in-house) دارند، متفاوت است. شما برای آشنایی آنها به ابزار و منابع خاص نیاز دارید. اگر در استخدام نیروی دورکار و همکاری با آنها شکست می‌خورید باید ضعف مدیریتی را در خودتان جستجو کنید. مطالعه این محتوا از محتوان، در مدیریت نیروی انسانی کارآمد و دورکار به شما کمک می‌کند.
۷ نکته مهم در آنبوردینگ نیروی دورکار
۱- نیروی دورکار را به شرکت و دیگر کارمندان معرفی کنید
اضطراب اولین روز کاری تجربه‌‌ایی است که همه ما کم و بیش آن را تجربه کرده‌ایم. چون تصور درستی از شرکت و کارمندان قدیمی نداریم، با فرهنگ سازمانی آشنا نیستیم، نمی‌دانیم سوالات خود را از چه کسی بپرسیم، اصلا آیا باید چیزی بپرسیم، شرح وظایف‌مان را نمی‌دانیم. همه اینها باعث ایجاد اضطراب مخربی می‌شود که اصطلاحا به آن «سندروم فرد جدید، NEW GUY SYNDROME» می‌گویند. مهم نیست نیروی دورکار باشید یا در شرکت حضور داشته باشید، این اضطراب در اولین روز کاری به سراغ‌تان می‌آید و عملکرد شما را ضعیف می‌کند. می‌دانید تقصیر شما نیست، مدیر مجموعه با فرآیند آنبوردینگ نیروی جدید آشنا نبوده و در معرفی شما سهل‌انگاری کرده است.
بیشتر بخوانید: راهنمای آنبوردینگ موفق کارکنان
به عنوان مدیر برای خوشامد‌گویی به نیروی دورکار می‌توانید پیام و ویدیوهای خوش‌آمدگویی را به ایمیل آنها بفرستید یا از دیگر شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. در واقع در آنبوردینگ نیروی دورکار، باید سعی کنید محیط سازمان را برای آنها تصویر‌سازی کنید.
۲- درباره شرکت و اهداف آن با نیروی دورکار صحبت کنید
یکی از مهمترین مراحل آنبوردینگ نیروی دورکار این است که آنها اطلاعات کافی در مورد شرکت داشته باشند. در فرآیند همسوسازی کارکنان دورکار اطلاعات زیر را در اختیار آنها قرار دهید:
- زمینه فعالیت شرکت یا سازمان چیست؟
- سرکت چه اهداف بلند و کوتاه مدتی دارد؟
- چالش اصلی سازمان در رسیدن به هدف چیست؟
- مهمترین وظیفه نیروی دورکار چیست؟
- خط قرمزهای شرکت چیست؟
۳- ابزارها و نرمافزارهای دورکاری را معرفی کنید
اگر مدیر گروه هستید، فرض را بر این بگذارید که نیروی انسانی دورکار با ابزارها و نرمافزارهای دورکاری آشنایی ندارد. از طریق ایمیل و دیگر راه‌های ارتباطی مجموعه‌ای از نرم‌افرازهایی که کارمند دورکار به آن نیاز دارد را در اختیار او قرار دهید. حتی به عنوان یک مدیر و رهبر تاثیرگذار می‌توانید ویدیویی از چگونگی کار با نرم‌افزارها را نیز ارسال کنید. اگر می‌خواهید بیشتر تاثیرگذار باشید می‌توانید یکی از کارمندان قدیمی را برای مدت زمانی کوتاه با نیروی دورکار همراه کنید تا کار با نرم‌افزارها را بخوبی یاد بگیرد.
بیشتر بخوانید: مدل گرو در کوچینگ چیست؟
محبوب و بهترین ابزارهای مدیریت دورکاری و گردش کار
- ترلو (Trello)
- MS Project
- آسانا (Asana)
- Gantt Project
- تسکولو (Taskulu)، نرمافزارهای دورکاری ایرانی
- پی‌گیر (Peygir)، نرمافزارهای دورکاری ایرانی
معروف‌ترین پلتفرم‌های مکالمه تصویری، کنفرانس ویدیویی و جلسات مجازی
- Google Meet (گوگل میت)
- Zoom (زوم)
- Skype (اسکایپ)
بهترین ابزارهای اشتراک‌گذاری
- گوگل درایو (Google Drive)
- دراپ‌باکس (Drop Box)
۴- نیروی دورکار را به موقع آنلاین نگه دارید
اگر قرار است نیروی دورکار به سیستم، نرمافزارهای کنفراس ویدیویی و سایر ابزارهای شرکت دسترسی داشته باشد، دسترسی او را قبل از شروع کار فراهم کنید. فرآیند همسوسازی کارکنان دورکار این فرصت را به شما می‌دهد تا اجازه ندهید مدت زمان کاری برای رفع چنین سهل‌انگاری‌هایی به هدر رود. آنلاین نگه داشتن به موقع نیروی انسانی دورکار این حس را در او تقویت می‌کند که در جریان اتفاقات شرکت است و هماهنگ با دیگر اعضای تیم کار می‌کند. همچنین این سیگنال را به او می‌دهید که دورکاری دلیل موجهی برای به تاخیر انداختن وظایف نیست.
۵- برای همسو سازی نیروی دورکار از گفتگوهای غیررسمی نترسید
باید بدانید ۹۰ روز اول کاری، مهمترین روزهای کاری هستند. برای کنترل و حفظ نیروی انسانی کارآمد باید بهترین استراتژی را داشته باشید، در غیر این صورت نیروی دورکار را از دست می‌دهید و دوباره باید برای یافتن نیروی انسانی زمان و هزینه صرف کنید، فقط به این دلیل که فرآیند آنبوردینگ نیروی دورکار را ضعیف انجام داده‌اید.
رباط نباشید، گاهی اوقات لازم است در حین انجام کارهای رسمی برای لحظاتی یک گفتگوی غیررسمی و دوستانه داشته باشید. این ترفند به شما و همچنین نیروی انسانی تازه‌وارد اجازه تنفس می‌دهد تا برای دقایقی کوتاه از استرس کاری دور باشید. به این نکته توجه کنید که برخی یادگیری‌ها را می‌توان از طریق معاشرت دوستانه خیلی بهتر و موثرتر انجام داد.
بیشتر بخوانید: کوچینگ چیست؟ + معرفی ۸ مهارت کاربردی کوچینگ
۶- آنبوردینگ نیروی دورکار را سفارشی طراحی کنید
می‌دانیم به عنوان مدیر گروه، سازمان یا یک شرکت سرتان شلوغ است و نمی‌توانید برای استخدام هر نیروی دورکار تازه‌وارد، یک فرآیند همسوسازی خاص و ویژه طراحی کنید. اصلا قصد نداریم فرآیند همسوسازی کارکنان دورکار را برای شما سخت کنیم.
این فرآیند چارچوب کلی و خاصی دارد که برای استخدام همه نیروی‌‌های انسانی تازه‌وارد مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما هر یک از کارکنان با توجه به وظیفه‌ایی که دارند به دسترسی و اطلاعات ویژه نیاز دارند. شما باید برنامه‌ایی سفارشی برای این منظور داشته باشید. می‌توانید رده‌های شغلی را دسته‌بندی کنید و با توجه به آنها فیلم و ویديو تهیه کنید تا هنگام استخدام کارکنان در اختیار آنها قرار دهید. در این صورت به‌روز‌رسانی اطلاعات را فراموش نکنید.
محتوان می‌تواند در مدیریت تیم و سازمان به شما کمک کند. همین حالا می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید و سوالات خود را با آنها در میان بگذارید.
۷- برای موفقیت در همسوسازی کارکنان دور کار احساس تعلق ایجاد کنید
دور بودن از محیط شرکت احساس انزوا و گوشه‌گیری به نیروی دورکار می‌دهد. در این شرایط صدا و پیام‌های متنی بیشترین نقش را در ارتباطات دارند که نمی‌توانند احساس را به درستی انتقال دهند. در محیط کاری می‌توانید با یک لبخند کوتاه، اشتباه نیروی انسانی تازه‌وارد را به او گوشزد کنید. اما برای نیروی دورکار که اتفاقا کاربلد هم است و می‌تواند برای شما سودآوری داشته باشد، چه برنامه‌ایی دارید؟
به عنوان سرپرست و مدیر گروه باید طوری فرآیند آنبوردینگ نیروی دورکار را پیش ببرید که باعث احساس تعلق سازمانی (sense of belonging in the workplace) در فرد شود.
سخن آخر
فرآیند آنبوردینگ کارکنان دورکار یک مهارت است که به شما فرصت می‌دهد از منابع انسانی بهتر و بیشتر نتیجه بگیرید. با استفاده از این تکنیک بخوبی کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری را درک خواهید کرد. برای داشتن همسوسازی موفق کارکنان تازه‌وارد بهتر است از چک لیست آنبوردینگ استفاده کنید. کارشناسان محتوان می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند.
منبع: forbes | 360learning
