آنبوردینگ موفق کارکنان (Onboarding process) به شما این فرصت را می‌دهد تا در استخدام و جذب کارمندان تجربه‌ایی موفق و موثر داشته باشید. می‌دانید چرا؟ چون ناآشنایی با محیط کار و باید و نباید‌های آن باعث اضطراب و استرس منابع انسانی (HR) می‌شود و نرخ تعویض کارکنان افزایش می‌دهد. این در حالی است که هر نیروی تازه واردی در روزهای ابتدایی تمام تلاش خود را می‌کند تا تاثیر اولیه خوبی داشته باشد. همسوسازی کارکنان تازه وارد باعث می‌شود تا آنها فرهنگ سازمانی را بهتر درک کنند. اگر کارآفرین، مدیر تیم یا مجموعه‌ایی هستید و می‌خواهید در جذب کارکنان تازه وارد موفق باشید این مقاله از محتوان را مطالعه کنید. این مطلب به چگونگی آنبوردینگ در مدیریت کسب و کار پرداخته است.
برای آنبوردینگ موفق کارکنان یک چک لیست تهیه کنید
چک لیست آنبوردینگ (onboarding) به شما کمک می‌کند تا استخدام کارکنان جدید را در روز و ماه‌های اول، سازماندهی کنید. با استفاده از این چک لیست مطمئن می‌شوید که هر مرحله از فرآیند استخدام تکمیل شده است و می‌توان وارد مرحله بعدی شد. این چک لیست موارد متعددی را می‌تواند شامل شود؛ مثلا اگر شرکت دارای واحد منابع انسانی است، باید موضوع استخدام را با آنها در میان بگذارید یا تمامی اسنادی که کارمند تازه باید مطالعه کند را تهیه کنید. برای همسوسازی کارکنان تازه وارد و تهیه چک لیست آنبوردینگ می‌توانید از خدمات تیم محتوان استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: هرم مهارت‌های مدیریتی
برای آنبودرینگ موفق کارکنان هر آنچه که لازم است را آماده کنید
برای آنبودرینگ موفق کارکنان، این سوال را از خود بپرسید«آیا برای استخدام نیروی انسانی تازه همه چیز را در اختیار دارید.» اگر مرحله اول یعنی چک لیست را بخوبی و حرفه‌ایی تهیه کرده باشید، این مرحله از آنبوردینگ کارمندان تازه وارد را خیلی خوب انجام خواهید داد. آماده‌سازی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
نامه خوشامدگویی
نامه خوشامدگویی را قبل از اولین روز کاری به کارمند ارسال کنید. حتما در آن به جرییاتی مانند شروع ساعت کاری، کد پرسنلی و برنامه‌کاری اشاره نمایید. اگر فرم و دستورالعمل‌هایی وجود دارند که کارمند باید آنها را مطالعه، امضاء و تایید کند؛ آنها را از طریق ایمیل یا دیگر راه‌‌های ارتباطی در اختیار او قرار دهید. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و آمادگی ذهنی کارمند تازه وارد برای حضور در شرکت و سازمان می‌شود.
همکاران قدیمی را به همکاران جدید معرفی کنید
اگر قرار است همکار جدید با همکاران قدیمی تعامل داشته باشد، حتما زمانی را برای آشنایی آنها در نظر بگیرید. کافی است ۱۵ دقیقه برای معرفی سرپرستان و دیگر همکاران اختصاص دهید تا نیروی تازه کار متوجه شود که برای انجام وظایف خود با چه کسانی باید در ارتباط باشد. این کار او را از سردرگمی نجات می‌دهد.
یک مربی برای نیروی تازه وارد مشخص کنید
از یک همکار قدیمی خواهش کنید تا در اولین روز کاری در کنار همکار جدید باشد. با او کار کند؛ ناهار بخورد؛ به سوالات او پاسخ دهد و باید و نباید‌های سازمان و شرکت را به او توضیح دهد. در این شیوه می‌توانید از مربی (کارمند قدیمی) بخواهید که گزارش عملکرد نیروی تازه‌کار را به شما ارائه دهد. بررسی این گزارش کار، شما را با نقاط ضعف و قدرت کارمند تازه آشنا می‌کند.
این تکنیک استرس کاری را در کارمند کاهش می‌دهد و از سویی دیگر این پیغام را به او را می‌دهید که شرکت چقدر به حضورش اهمیت می‌دهد. در عین حال او نیز تلاش می‌کند تا برای شرکت بهترین باشد.
برای همسوسازی کارکنان تازه وارد یک نمودار تصویری از سازمان و کارمندان تهیه کنید
به عنوان یک مدیر چه برنامه‌ایی برای معرفی سازمان و کارمندان خود دارید. یکی از مراحل مهم آنبودرینگ موفق کارکنان تازه‌وارد، تهیه یک نمودار سازمانی است. بهتر است این نمودار مبتنی بر متن و عکس باشد. به این ترتیب، نیروی انسانی تازه‌کار بهتر با همکاران خود و وظایف آنها آشنا می‌شود و ترس مواجهه با آنها را ندارد.
برای آنبوردینگ موفق مهم است که سیاست‌های کلیدی را با کارمند تازه وارد مرور کنید
هر سازمان اصول و قوانین خاص خود را دارد که برخی از آنها در اولویت قرار دارند. مثلا کارمند تازه‌کار باید ساعت شروع و پایان کاری را رعایت کند، به طور مرتب حضور و خروج خود از شرکت را ثبت کند، قوانین مرخصی گرفتن را رعایت کند، وظایف خود را در ساعت و زمان تعیین شده ارائه دهد. برای آنبوردینگ موفق کارکنان تازه‌وارد باید سیاست‌های کلیدی سازمان را به طور واضح برای آنها توضیح دهید.
در آنبوردینگ نیروی تازه کار خبری از استرس و فشار نیست
استراتژی شما برای آنبوردینگ در مدیریت کسب و کار باید آگاهی‌بخشی باشد؛ نه اینکه به نیروی تازه وارد فشار وارد کنید. برای اینکار لازم است در کنار کارمند باشید نه شغل. یعنی سیاست‌های سازمان را بوضوح برای او بیان کنید تا در مسیر حرکت شرکت قرار گیرد. برای رسیدن به این هدف علاوه‌بر همراهی با او می‌توانید یک کتابچه راهنما از سازمان به کارمند تازه وارد ارائه دهید. این کتابچه اطلاعات سازمان و شرکت را با جزییات در اختیار کارمندان قرار می‌دهد.
بیشتر بخوانید: معرفی ۸ مهارت کربردی کوچینگ
کارمند تازه‌کار را با انبوهی از اطلاعات بمباران نکنید
ممکن است فکر کنید برای همسوسازی کارکنان تازه وارد، باید در همان روز اول همه اطلاعات را یکجا به او ارائه داد. به همین دلیل از روزها قبل، مجموعه‌ایی از این اطلاعات را حاضر کرده‌اید تا به محض ملاقات با کارمند تازه‌وارد همه چیز را به یکباره به او منتقل کنید. می‌دانید شاید نیت شما خیر باشد اما به نظر می‌رسد حوصله آنبوردینگ نیروی تازه کار را ندارید و می‌خواهید همه چیز را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمام کنید.
اگر تصمیم گرفته‌اید مدیر و رهبر تاثیر‌گذاری باشید باید از تکنیک «یادگیری خرد» برای آنبوردینگ کارکنان خود استفاده کنید. انتقال تدریجی خط مشی‌ها و فرآیند‌ها دانش و کیفیت کار نیروی انسانی را افزایش می‌دهد و در طولانی مدت بازدهی سازمان بهتر و بیشتر می‌شود.
برای آنبوردینگ در مدیریت کسب و کار، از کارمندان خود بخواهید که سوال بپرسند. به آنها این اطمینان را بدهید که برای پاسخگویی به سوالات آنها وقت کافی می‌گذارید.
سخن آخر
آنبوردینگ موفق کارکنان مهارتی است که هر مدیری به آن نیاز دارد. در ابتدا اینطور به نظر می‌رسد که همسوسازی کارمندان کار بیهوده و وقت‌گیری است و کارمند با گذشت زمان با محیط و وظایف کاری خود آشنا می‌شود. اما باید بدانید عدم آشنایی کارمندان تازه‌کار با وظایف، شرکت و همکاران قدیمی باعث می‌شود تا در کوتاه مدت محل کار را ترک کند. بدترین کاری که به عنوان مدیر می‌توانید انجام دهید این است که نیروی انسانی را استخدام کنید اما ابزارهای موفقیت را در اختیار او قرار ندهید.
منبع: talentlyft | resources.workable
