گردش کار (workflow) به تیم‌ها کمک می‌کند تا منظم و کارآمد کارها را پیش ببرند. با استفاده از سیستم ورک فلوی در تیم‌سازی مدیران و کارمندان می‌فهند چه زمانی چه کاری را باید انجام دهند. چقدر باید هزینه کنند و چطور می‌توان هزینه‌های اضافی را شناسایی کرد. در این مقاله از محتوان قصد داریم، درک بهتری از گردش کار و ورک فلوی در تیم‌سازی داشته باشیم.
سیستم گردش کار چیست؟
وقتی صحبت از ورک فلوی در تیم‌سازی می‌شود، یعنی با مجموعه‌ایی از وظایف سروکار دارید که باید به‌صورت موازی و متوالی انجام شوند. به این ترتیب شرایط برای دستیابی به اهداف کسبوکار مهیا می‌شود. این فرایند، یک فرایند خطی است. یعنی فعالیت‌ها پشت‌سر‌هم انجام می‌شوند. این نوع برنامه‌ریزی به مدیران کمک می‌کند تا از منابع مالی و انسانی بیشترین و بهترین بهره را ببرند. اگر قصد استفاده از این تکنیک را دارید باید حواستان باشد که تغییر در هر یک از متغیرها باعث تغییر در دیگر متغیرهای وابسته خواهد شد. بنابراین اگر فعالیتی به‌درستی انجام نشود، اثرات سوء آن در سایر بخش‌های کسبوکار بوضوح دیده می‌شود. دقیقا مانند این است که در حال بازی دومینو هستید.
اصطلاحات گردش کار که باید بدانید
نقشه ورک فلوی در تیم‌سازی (Workflow Process Mapping)
نقشه گردش کار یک نمای بصری از اقدامات، تصمیمات و وظایفی هستند که قرار است برای رسیدن به هدف اجرا شوند. در واقع همه آن کارهایی را که باید انجام دهید را روی کاغذ نشان می‌دهید. اگر بتوانید این مرحله را به‌درستی انجام دهید، در همین ابتدای کار متوجه می‌شوید که چگونه می‌توانید تیم خود را با بیشترین بازدهی و با کمترین میزان هزینه مدیریت کنید. در این نقشه شما ابتدا و انتهای کار خود را خواهید دید. ورک فلوی در تیم سازی یعنی درک ساده مراحل در یک فرآیند.
موتور گردش کار (Workflow Engine)
منظور یک زیرساخت نرم‌افزاری است که با استفاده از آن می‌توانید فعالیت‌ها و وظایف تیم را مدیریت کنید.
تجزیه و تحلیل ورک فلوی (Workflow Analysis)
در طی آن شما فعالیت‌ها و چگونگی انجام آنها را ارزیابی می‌کنید تا با بررسی اطلاعات نقاط ضعف و قوت تیم کاری خود را پیدا کنید. مثلا ممکن است متوجه مراحل اضافه‌ایی شوید که صرفا هزینه و زمان شما را بیشتر می‌کنند، یا اصلا این امکان وجود دارد که بتوانید وظیفه یا فعالیتی را حذف یا اضافه کنید.
بیشتر بخوانید: آیا برای تشویق کارکنان خود برنامه‌ایی دارید؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)
از طریق مدیریت فرآیند کسب و کار (BMP)، می‌توانید فرآیندهای موجود در یک سازمان یا شرکت را به‌خوبی مشاهده کنید. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا در مواقع بحرانی، از شیوه‌های موثر برای کنترل اوضاع بهره ببرید.
چند نوع گردش کار داریم؟
ورک فلوی متوالی
در این سیستم، وظایف و مراحل دقیقا پشت‌سر هم و به توالی انجام می‌شود. برطبق آن اگر بخواهید مثلا از نقطه A به نقطه E برسید، باید مرحله به مرحله پیش بروید، یعنی از نقطه A حرکت کنید تا به B برسید، از B حرکت کنید تا به C و سپس به D و در نهایت به E برسید. بهترین مثالی که می‌توانیم در این زمینه بزنیم، دریافت وام است. یعنی باید یک مسیر و فعالیت‌های متوالی را دقیق و درست انجام دهید تا در بتوانید در زمان تعیین شده، وام را دریافت کنید.
ورک فلوی موازی
در این سیستم فعالیت‌ها را می‌توان در زمان و به موازات هم پیش برد. در این فرآیند دیگر شما منتظر به پایان رساندن مراحل قبلی نیستید. بلکه بدون منتظر ماندن می‌توانید وظیفه خود را انجام دهید. البته به این نکته توجه داشته باشید که زمانی به هدف می‌رسید که وظایف در همه بخش‌های موازی به طور کامل توسط کارمندان انجام شود.
شما می‌توانید از این تکنیک در مدیریت هر تجارتی استفاده کنید. اگر در زمینه تولید و مدیریت محتوا به راهنمایی نیاز داشتید، لطفا همین حالا با کارشناسان ما در محتوان تماس بگیرید.
بیشتر بخوانید: راهنمای آنبودرینگ کارمندان
انواع گردش کار از نگاهی دیگر
ورک فلوی فرآیندی (Process workflow)
در این سیستم مجموعه‌ای از وظایف به‌صورت پیش‌بینی‌شده و تکرارای انجام می‌شوند. این تکنیک بیشتر مناسب زمانی است که می‌خواهید در کسبوکار خود تعداد نامحدودی از وظایف را به‌طور تکراری انجام دهید. درخواست خرید کالا یا خدمات بهترین مثالی است که می‌توان در این زمینه زد. به محض اینکه درخواست خرید ثبت می‌شود، مراحل اجرایی شدن آن فعال خواهد شد.
گردش کار پروژه‌ایی
در این سیستم ورک فلو را منحصرا برای انجام یک پروژه تعیین می‌کنید.می‌توان گفت که این مورد با ویژگی‌های گردش کار فرآیندی مشابه است اما نسبت به آن انعطاف‌پذیری بیشتری دارد.
گردش کار موردی (Case workflow)
این نوع گردش کار برای فعالیت‌هایی است که شما دقیقا نمی‌دانید برای تکمیل شدن یک مجموعه چه کارهایی را باید انجام دهید، چون اطلاعات کافی در این زمینه ندارید. با جمع‌آوری اطلاعات مسیر نیز مشخص خواهد شد. تیکت‌های پشتیبانی نمونه‌ای از گردش کار موردی است.
سخن آخر
برای ایجاد گردش کار لازم است نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- نقطه شروع و پایان را مشخص کنید.
- بررسی کنید که آیا فعالیت‌ها باید به ترتیب خاصی انجام شوند یا می‌توان آنها را به موازت هم انجام داد.
- قوانین، منابع و نقش‌های درون سازمانی را تدوین کنید.
سوالات متداول
سه مولفه اصلی ورک فلوی در تیم‌سازی داده‌ها، پردازش اطلاعات و خروجی است.
درخواست مرخصی کارکنان
آنبوردینگ کارکنان جدید
استخدام کارکنان
چگونگی فروش محصولات
در تجزیه و تحلیل ورک فلو سعی کنید به سوالات زیر پاسخ دهید:
چه کاری باید انجام دهید؟
آن کار را چگونه باید انجام دهید؟
چرا باید آن کار را انجام دهید؟
هر بخش در تیم چه وظیفه‌ایی دارد؟
منبع: frescopad.com | knowledgehub | aiim
