چک لیست آنبوردینگ کارکنان به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید فرآیند استخدام و جذب نیروی تازه‌نفس را با موفقیت پشت‌سر بگذارید. آنبوردینگ فرآیندی است که در آن سعی می‌شود نیروی تازهکار با سازوکار کلی تجارت شما همسو شود. همسوسازی کارکنان شامل هماهنگی با ابزارها، داده‌ها و روند کاری شرکت است. شما چطور فهرست همسوسازی کارکنان خود را تدوین کرده‌اید؟ آیا در حال حاضر یک چک لیست Onboarding دارید و نتیجه دلخواهتان را نگرفته‌اید؟ ما در این مطلب از محتوان چند نکته در رابطه با ویژگی‌های چک لیست خوب و تهیه و تدوین آن را در اختیارتان می‌گذاریم.
در چک لیست آنبوردینگ چه مواردی را باید داشته باشید
چک لیست آنبوردینگ استخدام نیروی جدید یک سند راهنما است که به نیروی انسانی نشان می‌دهد شرکت و کسبوکار مورد نظر دقیقا چه خواسته‌ها و انتظاراتی از آنها دارند.
به طور کلی یک چک لیست Onboarding باید شامل موارد زیر باشد:
- ارسال یک ایمیل خوشامدگویی از سمت شرکت برای نیروی جدید
- مشخص کردن دقیق انتظارت
- مشخص کردن فضا و اتاق کاری
- معرفی فرهنگ و هدف کلی کسب و کار
- آگاه کردن نیروی کار از قوانین و چهارچوب‌های کسب و کار
- تایید و هماهنگی زمان ورود نیروی جدید با بخش منابع انسانی
- تکمیل مدارک استخدام نیرو و ارسال آن به بخش منابع انسانی
- تعیین کردن زمان نظرات و پیشنهادات جهت آنبوردینگ موثرتر
- تهیه یک دفترچه راهنما از بایدها و نبایدهای شرکت برای کارمند تازهکار
- ساخت حساب‌های کاربری لازم جهت دسترسی به بخش‌های مختلف کسب و کار
در ایمیل خوشامدگویی برای آنبوردینگ کارکنان چه چیز‌هایی باید بنویسید؟
این اولین برخورد شما نیروی تازهکار است، بنابراین سعی نکنید او را بمباران اطلاعاتی کنید. این شیوه فقط باعث استرس و ترس کارمندتان می‌شود. فقط موارد ضروری را بیان کنید. ساده، مختصر، مفید و البته دوستانه. در ادامه برای تدوین چک لیست آنبوردینگ کارکنان تازه وارد در بخش ایمیل خوشامدگویی (نامه خوشامد گویی)، ۸ فاکتور مهم را به شما معرفی می‌کنیم:
۱. از کلمات خوشامدگویی استفاده کنید
واژه‌هایی مانند قدردانی می‌کنیم، سپاسگزاریم، خوشحالیم و مانند اینها حس مثبتی به کارمند تازه‌وارد می‌دهد. با کمک این کلمات علاوه‌بر اینکه رسمی بودن لحن را رعایت می‌‌کنید، احساس دوستانه‌ایی را نیز به همکار جدید خود منتقل خواهید کرد. یادداشت را کوتاه و درعین‌حال دقیق بنویسید، جزییات را بگذارید در مراحل بعدی تدوین چک لیست آنبوردینگ.
همچنین بخوانید: گردش کار چیست؟ ورک فلوی در تیم‌سازی یعنی چه؟
۲. یک توضیح کلی از سازمان یا شرکت خود بگویید
به عضو تازه‌وارد تیم کاری خود یک اطلاعات کلی از سازمان و تجارت را بدهید. مثلا شرکت چه خدمات یا محصولاتی ارائه می‌دهد؟ چه بازارهایی را تحت پوشش دارد و اصلا در زمینه فعالیت خود، تقدیرنامه یا استانداردهای خاصی گرفته است؟ حواستان باشد، وارد جزئیات نشوید و فقط به برترین‌ها اشاره کنید. این اطلاعات در همسوسازی کارکنان در روزهای ابتدایی کار، بسیار موثر هستند.
۳. تیم خود را معرفی کنید
اگر در حوزه فعالیت خود یک تیم کاری مجزا دارید، بهتر است آنها را با عکس و یک بیوگرافی ساده به کارمند تازه‌وارد معرفی کنید. این مورد کمک می‌کند تا جایگاه خود را در تیم بداند.
۳. روند کلی شرکت را بگویید
منظور از روند شرکت این است که کارمند جدید را با جدول زمانی کارها، نرم‌افزارها، ابزارها و کانال‌های ارتباطی آشنا کنید. این موضوع باعث می‌شود تا در فرآیند همسوسازی کارکنان زمان را بیهوده هدر ندهید.
۴. خط مشی‌های سازمان را از قلم نیندازید
خط مشی شرکت یعنی همان سیاست‌های سازمان، یکی از مهمترین فاکتورهایی که در چک لیست آنبوردینگ باید به آن توجه کنید. برای کارمند تازهکار شما مهم است که چقدر حقوق می‌گیرد و شرایط پرداخت آن چگونه است. در این قسمت باید از کلمات شفاف استفاده کنید که در آینده باعث سوءتفاهم نشود.
همچنین بخوانید: مدل grow در کوچینگ چیست و چه کاربردی دارد؟
۵. اطلاعات تماس را درج کنید
حتما در قسمتی از ایمیل خوشامدگویی که برای چک لیست آنبوردینگ کارمند خود درنظر گرفته‌اید، راه‌های ارتباطی خود را ذکر کنید. به او اطمینان‌خاطر بدهید که می‌تواند سوال و دغدغه‌های خود را با شما در میان بگذارد. می‌توانید ساعت خاصی را نیز برای این منظور اعلام کنید. راه‌های ارتباطی می‌توانند شماره تلفن، شبکه‌های اجتماعی و حتی ایمیل باشند. باید دقت کدامیک از این رسانه‌های اجتماعی در منطقه شما کاربرد بیشتری دارد و در دسترس همگان است.
۶. از FAQ استفاده کنید (سوالات رایج)
شاید شما برای اولین بار است که می‌خواهید چک لیست آنبوردینگ کارکنان خود را تدوین کنید، اما اولین باری نیست که برای استخدام نیروی تاره‌کار اقدام کرده‌اید. بنابراین حتما با برخی سوالات و مشکلات رایج آشنا هستید که اکثریت کارمندان آن را می‌پرسند. مهمترین آنها را انتخاب کنید و در ایمیل خوشامدگویی همسوسازی کارکنان درج نمایید.
۷. Call to Action (اقدام به عمل) را فراموش نکنید
حالا وقت آن است که از کارمند خود بخواهید، برای شروع همکاری اقدام کند. این فاکتور می‌توانند شامل پُرکردن فرم یا مواردی از این قبیل باشد.
ایمیل خوشامدگویی برای همسوسازی کارکنان را به همین راحتی می‌توانید تدوین کنید.
نمونه چک لیست آنبوردینگ کارکنان
توجه به تمپلیت زیر می‌تواند در تدوین چک لیست Onboarding به شما کمک کند. لیست زیر نمونه ساده‌ایی است که می‌توانید از آن جهت ایده استفاده کنید. محتوان می‌تواند در آنبوردینگ حرفه‌ایی تیم کاری به شما کمک کند، بخصوص اگر نیازمند آنبوردینگ نیروی دورکار باشید.
بخش اول: چک لیست حضور کارمند
| چک لیست همسوسازی کارمند | ۱: بسیار قوی | ۲: قوی | ۳: معمولی | ۴: ضعیف |
| ارزیابی حضور کارمند | ||||
| حضور به‌موقع در محل کار | ||||
| خروج به‌موقع از محل کار | ||||
| ترک محل کار قبل از ساعت استراحت | ||||
| میزان حضور موثر در محل کار |
بخش دوم: آموزش کارمند
| چک لیست همسوسازی کارمند | ۱ | ۲ | ۳ | ۴ |
| آموزش کارمند | ||||
| کارمند تازهکار به طور کامل آموزش دیده است. | ||||
| نیروی انسانی تازهکار با فرآیند وظایف خود آشنا شده است. | ||||
| کارمند می‌داند در موقعیت‌های اضطراری چه کاری انجام دهد. | ||||
| کلیه ابزارها در اختیار او قرار گرفته است. |
بخش سوم: ارزیابی عملکرد کارمند
| چک لیست همسوسازی کارمند | ۱ | ۲ | ۳ | ۴ |
| ارزیابی عملکرد کارمند | ||||
| همکاری خوب و چشمگیر | ||||
| رعایت قوانین و خط‌مشی‌های شرکت | ||||
| تعامل و همکاری با دیگر کارمندان | ||||
| توجه به تذکرات مدیر بالادستی | ||||
| جمع امتیازات |
سخن آخر
به عنوان مدیر کسبوکار این وظیفه شماست که چک لیست آنبوردینگ را با توجه به فعالیت خود تهیه کنید و بر آن نظارت داشته باشید. مطمئن باشید نتیجه این کارتان در عملکرد کارمندان تاثیر مثبتی خواهد داشت و با انگیزه و آگاهی بیشتری کارشان را دنبال می‌کنند.
سوالات متداول
برنامه‌های Bambee، Sapling و Caroo گزینه‌های خوبی جهت انجام فرایند آنبوردینگ هستند.
طبق تحقیقات ایمیل ۸۶٪ بهتر و تاثیرگذارتر از سایر پلتفرم‌ها جهت ارسال متن خوشامدگویی هستند.
طبق نظر متخصصین منابع انسانی پروسه آنبوردینگ باید حداقل ۳ ماه زمان ببرد. هر چقدر که مدت زمان این پروسه بیشتر باشد شانس حفظ نیرو هم بیشتر خواهد بود.
منبع: betterup – apollotechnical
